Varje dag skickas 183 miljarder e-post till världen. Vi kommer att berätta för dig hur du ska se till att ditt brev inte går förlorat i den allmänna massan. Och så att mottagaren inte bara skickade honom till korgen, men också svarade positivt på honom. Reglerna för att skriva ett företagsbrev kommer att vara till nytta för alla. Utan undantag. HUR SKALL BREVET BEGYNDA?
Det är nödvändigt att starta traditionellt: "Kära Ivan Sergeevich, hej!" Det var ett fall när ett stort företag i sin korrespondens ändrade den klassiska vädjan "Kära" till "Kära". Och även om det verkar, känslomässigt blev överklagandet varmare, partnerna var uppmärksamma. Använd aldrig uttrycket "God tid på dagen" som en hälsning. För det första, ingen pratar i livet, och för det andra kan du få intrycket att du bryr dig inte när brevet är mottaget.
KAN DU ANVÄNDA I SMILBETTER?
Om brevet är riktat till en främling och är av affärsnatur, kan smileys skapa känsla av förtrogenhet hos mottagaren. I informella brev till kollegor är smileys inte förbjudna. Men om det finns information i brevet att en dag VD för ditt företag kanske behöver, tänk på om du vill att den lila parentesen ska få tag i sig?
HUR INTE ATT LÄMNA NEGATIVA EMOTIONER FÖR ATT ANVÄNDA TONEN AV BREV?
När du är missnöjd med något, men inte vill bryta av förhållandet med syndern om att negativa känslor uppträder, men skicka en konstruktiv dialog med honom, skicka inte brevet omedelbart. Låt oss läsa texten till en kollega som inte är inblandad i konflikten eller skicka den senare när du kan skriva ett brev neutralt i tonen.
VAD SKALL DU SPECIFICERA BREVNADERNA?
Ett brev borde alltid ha ett tema. Detta ger statusmeddelandet och sparar ofta från att komma in i skräppost. Ämnet ska vara kort och kapabel att peka på dig eller på ämnet för ditt samarbete med mottagaren. Om du till exempel mött en klient på konferens, forum eller utställning är det logiskt att anta att det kommer att finnas många bokstäver i rutan med ämnet "erbjudande" eller "samarbete". Därför, påminna honom bättre ditt namn eller företagsnamn. Och om du har länge känt, ange i ämnet för brevet ämnet för lagarbete eller tillfälle till korrespondens: "frågan om ...", "kommentera ..."
Är det värt att gå från officiellt språk till otillfredsställande?
Om du fått ett brev skrivet i en strikt företagsignal måste du svara på samma sätt. Försumma denna regel att skriva ett företagsbrev borde inte vara.
Erfarenheten visar att övergången från ett formellt språk till en informell i företagskorrespondens ofta leder till ineffektiv interaktion. Det kommer vara svårt för dig att diskutera affärsärenden och uppmuntra partner att uppfylla sina skyldigheter om din kommunikation med dem har blivit som en vänlig. Det officiella språket hjälper till att hålla avstånd och effektivt lösa problem. Formell stil hjälper till att vara korrekt först och främst i sina egna uttalanden, vilket leder till bättre resultat.
ÄR DET EN METOD FÖR ATT ANVÄNDA ADRESSEN SOM SKICKAS ATT SKICKA SVAR?
I stället för att skriva i ämnet "brådskande" eller "omedelbart", är det bättre att specificera i texten i brevet den exakta tidsramen som du vill få svar på. Till exempel: "Jag ber dig svara till ett sådant datum" eller "Jag uppmanar dig att informera om ditt beslut senast detta datum. Försök inte att påskynda processen genom att berätta för adressaten att förvänta svaret: "Jag hoppas på ditt samtycke" eller "Jag ber om att svara jakande." Ge personen möjligheten att tänka sig själv.
ANVÄND DET VID VIKTIGT VIKTIGT?
Det här verktyget bör endast användas när fallet i brevet är verkligen brådskande och viktigt, inte bara för dig, men också för din adressat. Tror du att alla fall är så här? Markera alla dina Internet-brev med röda flaggor och utropstecken - fel. Kom ihåg sagan om en tupp och en varg: när du verkligen behöver ett brev att läsas omedelbart kommer det att ignoreras.
HUR KORREKT SKRIVAR SKRIFTLIG I SOM ANSVAR INTE?
Om du är tvungen att vägra något, starta inte meddelandet med ett felmeddelande. Beskriv kortfattat skälen till ditt beslut och klargör att det under vissa omständigheter är möjligt att återgå till överväganden om ärendet. Tack för det intresse du visade, uttrycka beklagan över ett sådant fall av fallet och avsluta brevet med en positiv anteckning, till exempel "Jag önskar framgång".
VAD GÖR DU OM BREVET ÄR FÖR FÖR LÅNGT?
Strukturen texten, bryta den in i kapitel, stycken, stycken - annars är det långa meddelandet svårt att uppfatta. Om informationen ges av en kontinuerlig bit, börjar den på den andra raden att förlora intresset för det. Den ideala formeln för att sammanställa stora Internet-bokstäver ser ut så här: en tanke är en punkt. Det är också viktigt att undvika komplexa meningar och suddiga fraser. För att snabbt kunna svara på ditt brev borde en person förstå från första gången vad de verkligen vill ha av honom.
Hur är det bättre att anmäla sig?
Svara på brevet, det är nog att ange i slutändan ditt namn och efternamn. Om du initierar korrespondens anger du dessutom din position och ditt telefonnummer. Använda i början av brevet avslutar överklagandet "Kära ...", sluta inte med frasen "Yours faithfully". Skriv: "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar". Få flera typer av signaturer i mailaren och använd dem beroende på situationen.
PÅ VILLAGE GRANDFATHER.
• Enligt forskningsbolaget Radicati Group skickas 183 miljarder internetbrev varje dag i världen, det vill säga mer än 2 miljoner bokstäver per sekund.
• Kaspersky Lab, en känd tillverkare av anti-spam-system, uppskattar att 80% av all mail som skickas på en dag är spam.
• Enligt agenturet Gallup Media, av de 70 miljoner registrerade användarna av mail.ru-postsystemet, kontrollerar nästan 8 miljoner sina brevlådor dagligen.
• Det mesta av allt spam skickas från USA, Ryssland och Polen.
• De vanligaste ämnena om obehörig annonsering, som skickas via post, är mediciner och bekanta.